Updated at: 2025-03-20
请先停下来思考一下，什么是沟通？这个概念的定义并不复杂。沟通的本质就是信息传递的过程。它是一个过程，而这个过程的目的是让对方理解（或认可）你的意图。当然这个目的也是你的目的，所以如何高效的达到你的目的取决于两个因素：一个是作为信息发送方的你的表达能力，一个是作为信息接收方的对方的理解能力。我们要聊的就是作为信息发送方的你如何将沟通高效化。接下来我们从沟通媒介 IM，Email，电话，视频会议，面对面沟通，和几个注意点来展开这个问题。
我们先聊 IM。因为 IM 的 Instant 属性，会让我们从第一感觉上往往觉得 IM 远比 Email “高效”，实则并非如此。正是因为 IM 的实时属性，使得传递信息的成本更加廉价，也导致信息的廉价，即信息往往没有经过深入的思考和系统的整理即传递过去。举个例子，twitter，blog，paper，这些都是信息传递的媒介，假设你作为信息接收方，你可以比较一下刷一堆 twitter，和看几篇 blog，及看几篇论文，你收到的信息的价值。当然可能川普的一个 twitter 就可能会让你财富翻几番，但你知道我们这里讨论的是什么。并且我们也不是在完全否定 IM。
再聊聊 Email。显然 Email 的发送成本要高于 IM，甚至会让信息发送方觉得麻烦。但恰恰是这些“慢”属性才会让信息发送方更加珍惜一次信息传递的“高成本”，促使信息发送方去更深入的思考和系统的整理要传递的信息。同时系统性的信息往往伴随着内容的排版和布局，这也是 Email 可以而大部分 IM 没有提供的。Email 客户端往往还提供了归档，整理，追踪，搜索，这些对于 IM 来说都是难以完美做到的。同时 Email 不像 IM 那样要求即时回复，我们都明白，对于时间价值更高的人，也更难要求他们时刻盯着 IM，来一个消息就立即回复，他们可能时刻在琢磨着如何维护世界和平，可能只有固定每天 9 点或每周某天的几点来查看邮箱，更不可能持续盯着 IM。同时 Email 不要求即时回复的属性，也减少了对信息接收方的打扰，也就意味着维护了信息接收方自己的工作连贯性和工作深度，因为复杂的工作都需要持续的思考，持续才能达到深度，深度才能完成复杂的工作。还有一个很重要的一点是，Email 协议本身是去中心化的，尽管目前大家普遍都是使用的几个 Email 巨头提供商的服务，但 Email 的去中心化属性仍然存在，无论如何你仍然可以自己部署自己的 Email 服务器，尽管很麻烦。说 Email 的去中心化属性仍然存在，是只要你提供给对方你的 Email，对方不需要考虑你用的谁的 Email 服务器，你也不需要考虑对方会用谁的 Email 服务器。而 IM 就不一样了，是没有选择的，你选择了 Snapchat，那么对方也必须要使用 Snapchat。
再聊聊电话。在普遍感觉上，很显然电话是最快触及对方的，在实际上也是。比如手机上电话通知相比较其他 App 是最不容易关闭的。但电话也是打扰性最强的一个，即对信息接收方的工作连贯性中断性最强。相比较 IM 更是给信息接收方留的思考时间最少，甚至没有。正是这种强中断和不给接收方留思考时间的属性，会给接收方形成一种无形压迫感。很多年前，我在豆瓣看到一个小组，叫：电话一响我就想死，小组人数在所有豆瓣小组里名列前茅，我刚刚还去搜索了一下，像其他很多小组一样，这个小组也消失了。很多互联网产品都是如此，一旦人数上来以后，其之前的最初产品受众的属性会逐渐被平均化，这个属性可能是特殊性，用户质量，内容质量等。回到正题，你可能会说有些事情出现了非常紧急的意外情况，必须要使用电话强实时通知接收方，当然我不否认，毕竟作为笔者的我，视野也是有限的，但是如果你说的紧急的事情是指在工作中的事情，我可以就我的局限分享一下我的观点供参考。首先我们期望的工作，其流程一定是无异常的，即按照我们预先设定的流程和方式来运转，如果出现了异常情况，那就说明之前工作的某个环节或人出现了问题，如果频繁出现异常情况就说明整个工作的某个部分或流程或某些人出现了严重的问题，此时就应该先停下来，进行必要的系统化的反思，重新做出决策，调整优化工作流程或调整人，不然付出再多的努力前进最后都可能一下子倒回到前进之前的路，这点以后有时间会单独详细展开这个的重要性。但无论如何，我们都无法做到完美，即工作流程中仍可能会出现异常情况，这时应该避免多角色化，因为无论哪一部分的工作都是由某个或某些人来做的，尽量细化的某个人，即由某个人对其所做的工作进行负责，也就是某个人对其所完成的工作可能出现的异常应该有责任第一时间感知到，而不是由其他人第一时间感知到再来通知此人，这个无论是小公司还是大公司都是有可能实施的，只是实现的方式可能不同。
再聊聊视频会议。一般情况下，我们说视频会议，或者说会议，每个参会人员都应该是提前预知的。预知的一个是时间，得知道什么时间开会。预知的还有会议议题，以及需要准备的资料。并且会议的“议”字往往意味着存在需要多方发言的情况。另外一个非常重要的是会议要达成的明确的目的，这点经常被人弱化或忽略，不能为了沟通而沟通。那么作为会议发起人，第一个要考虑的就是此次会议要达成的目的，这个目的得确定，应该以尽量减少沟通次数为参考指标来确定，不能想着一次达不成会议目的就抽时间再开个会，这就和发了一个邮件，内容只有：在吗？两个字一样。注意这里提的是以尽量减少沟通次数为指标，换种说法就是应该以尽量减少沟通次数为指标而最大化此次会议的目的。同时作为会议发起人应该根据会议目的做尽量多方面多角度多可能性的系统性准备，也包括应该提前发给其他参会人员资料，这个系统性的准备应该以尽量避免会议进行中再去思考的行为，会议中当然仍会存在思考，这里说的尽量避免是针对本就可以在会议前可以思考的问题，因为思考是需要时间的，可能还需要反复琢磨，可能还需要环境。这里说的系统性是指你不应该以碎片化的方式来发起这场会议。可能有人会说，简单的会议呢，就像有些公司早上的例会。我的观点是如果一场会议不需要与会的其他成员发言，只是会议发起人明确传递信息或指令，其他成员只需要会议后去执行，那么 Email 可能更合适。而有些公司早上的例会，制定这个早上例会的决策者往往含有其他要传递的意思，比如以这一种形式来达到自己内心的对其他与会人员的一种约束。当然具体情况我们应该以具体目的的不同来分析。比如如果是汇报昨天的进度，那可能其他形式更合适，比如项目管理工具。
再聊聊面对面沟通。这个目前互联网时代用的可能没有之前那么频繁了。但这个有其特有的优点，就是面对面传递的信息远超信息本身，还有语气，表情，姿态，精神等非常多。同样一句话，文字一摸一样，以不同的语气或面部表情来表达出来，其含义可能完全不同。这个就不详细展开了，前面视频会议相当一部分内容仍可适用于面对面沟通。如果还有补充就是，参考中国的官员之间正式面对面沟通前秘书做的准备。
尤其是使用 IM 的时候，应尽量避免碎片化传递消息，除非你正在使用 IM 侃大山。试想下面的对话：
A: 在吗？
B: ？
(B 在等待...)
A: 我有个事想问下你。
B: 什么事？
(B 又在等待...)
A: 你知道地球什么时候毁灭吗？
B: 三十年后。
再看一下下面这个对话：
A: 你知道地球什么时候毁灭吗？
B: 三十年后
第一种沟通方式，B 有两次等待，两次等待 B 的内心都携带着一个问号，并且这两次等待期间都得盯着 IM。第一次等待的内心活动可能还会有其他情绪，比如宇宙要爆炸了？这家伙想找我借钱？等到再次获取到 A 传递的信息后，问号仍然没有解除，忐忑的内心持续存在，再次等待。很显然，第二种沟通方式，简单明了高效。
你可能会说，第一种方式往往是出于礼貌，以避免唐突。但实际上 A 的唐突并没有避免，并且 A 持续在让 B 等待，可能还有心里压力。如果你一定要表达携带礼貌问候语的话，请这么做：
A: 在吗？我有个事想问下你。你知道地球什么时候毁灭吗？
B: 三十年后。
这点可能和你的感觉是相反的。就比如前面 A 和 B 的对话，很显然，在第一种沟通方式中，A 每一次传递信息都是快的，轻松的。但这不仅给 B 造成了无形的心里压力，还让 B 等待了两次。而第二种沟通方式中，A 只传递了一次消息，但相比较第一种方式中 A 的每次传递消息都是慢的，繁重的，但是整体确是快于第一种沟通方式的，并且对于 B 来说也是相对友好的。
再比如如果你要传递复杂的信息，邮件就会更合适。如果仍然使用 IM 的话，试想一下，你需要多少碎片的传递，以及多少次的让对方等待，还有多少次的让对方基于不完整的信息碎片来思考和再思考，才能完整表达出你要传递的信息和让对方完全理解你要表达的意图。人啊，一天的精力都是有限的，对于重复性的获取到碎片信息，再将新的碎片追加到之前收到的碎片里，再整理，再思考，每次都像是手机开机关机，最起码也是手机熄屏再唤醒。以我本人举个例子，如果是持续高集中精神沟通复杂的事情，大约 30 分钟后我就会略显疲态，一个小时眼睛会开始疼，如果是闲聊则不会有这种疲态。你可能会说你不会有这种疲态，别着急，不同人，不同年龄的人，每天的精力都是有限的，只是多少而已，你只是在这一天还没有接近上限而已，而且你也不知道对方在接收你这条信息时，一天的精力已消耗多少。而使用 Email，你可以精心将内容以阅读友好的方式排版布局，一次性系统性的尽量将对方应该需要了解的所有信息传递过去。很显然发送邮件相对于你使用 IM 更慢，因为你需要输入收件人，详细的准备邮件内容，但这种系统性的信息传递的慢实则远比碎片化的信息传递的快更快。
通过之前的内容，大家也能理解到这点。碎片化就是轻松自己，但麻烦了别人。而系统化就是麻烦了自己，轻松了别人。这里有个极好的例子就是微信语音，还是老话，我们不否定微信语音方便了不会打字的老人和不方便打字的时候。试想你按个按钮说一会，嗖的一下发过去了，而如果你打字的话，需要敲好多次，很显然发送语音对于你更轻松。那么接收方呢？接收方看到你的语音后，需要点一下听一会，听不清还得再听一次，还可能不方便听语音而用识别有误差的语音识别，而如果接收方看到的是文字，目之所及，便可会意。
一般情况下，如果需要传递复杂的信息，异步的沟通方式要优于同步的沟通方式。一个是因为复杂的信息需要时间去理解，再一个是复杂的信息需要发送方来系统的整理。那么也就是意味着此时 Email 是要优于 IM 的。注意千万不要发送完 Email 后，内心期待对方实时性的回复，不要用 IM 的同步思维方式来使用异步沟通工具，正常工作状态，一般每个人早上都会看邮件，或者每天的其他时间。所以一般情况对方会在第二天回复，如果对方没有回复，那么对方可能还需要时间来理解，思考，整理信息。还有可能对方认为有比你邮件更重要的事情要先处理，那就再给他些时间吧，当然你可以在邮件里加上所涉及事项愿为对方支付一个小目标的报酬，以让对方认为你的邮件所涉及事项更加重要而提高处理优先级。
就算是实时的视频会议，也一定要在同步的视频会议开始之前，也就是异步期间做足了信息的系统化整理。
前面我们不止一次提到系统性，那么什么是系统？所谓系统一般是一个可独立运作的整体，也是包含两个或两个以上概念的可逻辑自洽的整体。那么所谓系统性思考，就是针对这个系统整体的宏观思考和微观思考。宏观思考是将系统作为一个整体来进行分析的思考方式，因为系统是复杂的，其中的概念的逻辑关系有可能是树形结构式的，也有可能是网格结构式的。微观思考就是单独去思考分析其中的某一个概念，或某几个概念，或某一个环节，或某一个片段。如果进行微观思考时忽略了系统的其他概念，那么就会持续无法梳理清楚问题。实际上微观思考是对宏观思考的补充和完善。但值得再次强调的是，这些微观思考都是对宏观思考的补充完善，是辅助于宏观思考对系统的分析。但这也是很多人容易陷入的一个误区，就是进行微观思考时，忽略了宏观思考，因为宏观性的对系统的整体思考是复杂的，麻烦的。而针对系统的某个部分进行的微观思考是简单的，轻松的，甚至是可以信手拈来说两句的，所以很容易无形中让微观思考成为主导思维，一旦如此，那就会导致很难解决问题。
我比较喜欢的一本书《第五项修炼》这个第五项修炼就是整合了书中提到的前面四项修炼的一项修炼，也就是系统性思考。而中国的文化典籍对系统性思考的提及也是比比皆是，近的比如老毛的《矛盾论》提到：“这就叫做片面地看问题。或者叫做只看见局部，不看见全体，只看见树木，不看见森林。这样，是不能找出解决矛盾的方法的，是不能做好所任工作的”。也有相关成语如：“一叶蔽目，不见泰山。” “不谋万世者，不足谋一时；不谋全局者，不足谋一域。” 还有一个系统思考的优秀实践，就是“韩信将兵，多多益善”，试想如果是让你管理十个人，令行禁止，贯彻你的意志，逢山开路，遇水架桥，可能比较容易，一百个人呢？一千个人呢？一万个人呢？十万个人呢？没有微信群发，没有电话，没有无线电，这些人会不会糊弄你？会不会抽空就摸鱼？那么将前中后三军作为整体来进行系统性思考而制定方案就是必要的。
本文的目的并不是否定任何一种沟通媒介，也不是完全否定碎片化的沟通方式。总之任何沟通都应该先明确沟通的目的，然后以系统性思考的方式做足准备，以及要考虑让信息接收方感到轻松，进而选择不同的沟通媒介和沟通方式。记住，沟通的成本是巨大的，而且这个成本也是容易被忽略的。
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